W momencie kiedy ktoś przymierza się do otwarcia nowego biznesu, rozpoczęcia nowego projektu czy też utworzenia nowego działu niezbędny jest dobrze dobrany i efektywny zespół. Rozpoczęcie każdego przedsięwzięcia powinno nieść ze sobą świadomość, że potrzebny jest system do zarządzania projektami. Poznajmy zatem etapy budowanie efektywnego zespołu pracowników, którzy pomogą ten system stworzyć – http://jirasolutions.pl/jak-zbudowac-zespol-do-pracy/.

Wszystko zaczyna się od lidera

Osobą, która gra pierwsze skrzypce w projekcie jest lider. To on jest odpowiedzialny za zrealizowanie projektu oraz końcowy wynik pracy. Ponadto to także na jego barkach spoczywa odpowiedzialność za funkcjonowanie zespołu, zatem już przed rozpoczęciem projektu powinien dobrze przemyśleć, kogo chciałby mieć w swoim zespole. Z pewnością team powinny tworzyć osoby przygotowane merytorycznie do realizacji powierzonych im zadań. Niezbędna jest specjalistyczna wiedza oraz odpowiednie kompetencje. To powinien być pierwszy krok do stworzenia zespołu idealnego.

Poznajmy się

Nachodzi chwila, kiedy zespół jest kompletny i wówczas wypadałoby się zabrać od razu do pracy. Nic bardziej mylnego. Dobry lider, kompetenty szef czy bystry menager organizuje wówczas pierwsze spotkanie. Co ciekawe, nie powinno to być od razu spotkanie odnoszące się bezpośrednio do celów projektu. Najlepiej zacząć od przedstawienia się i umożliwienia zespołowi poznania siebie oraz swojej kultury pracy. Następnie przychodzi kolej na członków zespołu. Bez znaczenia czy zespół pracował ze sobą już wcześniej, a poszczególne osoby się znają. Warto dać ludziom czas na poznanie się nawzajem i powiedzenie o sobie kilku słów w kontekście konkretnego projektu. To także dobry sposób na obserwację charakteru oraz predyspozycji poszczególnych osób.

Stwórz swój system do zarządzania projektami

Zapewne lwia część pracowników, która nie miała do czynienia z zarządzaniem projektami lub z pracą w zespole będzie oczekiwała, że do zrealizowania każdego projektu będzie pasował taki sam lub chociaż podobny schemat. Kiedy zespół jest już dobrany, poszczególni członkowie się poznali, należy rozdzielić obowiązki, ustalić zasady współpracy oraz zakres odpowiedzialności poszczególnych osób. Na pewno przydadzą się tutaj obserwacje i wiedza zdobyta podczas pierwszego spotkania. Każdy członek zespołu powinien mieć jasno przydzielone obowiązki oraz być w pełni odpowiedzialny za ich wykonanie. Ponadto powinno się także ustalić harmonogram spotkań zespołu projektowego oraz sposób raportowania wyników pracy. Ustalenie takich zasad znacznie ułatwi i usprawni pracę. Właśnie w ten sposób powstaje taki unikalny system do zarządzania projektami.

Kontrola i komunikacja

Należy jednak pamiętać, że lider powinien mieć otwarty i elastyczny umysł w ciągu trwania całego projektu, a nie tylko na jego początkowych etapach. Bardzo często problemy pojawiają się w trakcie realizacji projektu. Wówczas warto zastosować zamiany w metodach działania, zmienić zakres obowiązków lub przeorganizować cały system do zarządzania projektami. Są to bardzo trudne decyzje dla lidera oraz całego zespołu. Dlatego też osoba trzymająca pieczę nad projektem powinna być otwarta na zmiany oraz opinie członków zespołu. Innymi słowy powinna być skupiona na realizacji projektu w stu procentach.

Reasumując, prowadzenie projektu to nie lada wyzwanie. Bardzo ważne jest by już na początku stworzyć system działania, który ułatwi pracę całemu zespołowi. Następnie należy kontrolować postępy oraz realizację poszczególnych składowych projektu, nie tracąc przy tym otwartości na zmiany i nowe pomysły. Zastosowanie tych zasad z pewnością ułatwi realizację projektu.